Deutsche, Unions- und Madrider Marken in einer Portfolio-Routine überwachen

Der erste Schritt ist ein internes Verzeichnis, das Markentyp, Registernummer, Verlängerungsdatum und die Stelle für die Statusprüfung enthält. So hat das Team das Portfolio auf einen Blick vor sich. Gleichzeitig darf das Verzeichnis die Unterschiede zwischen deutschen, Unions- und Madrider Marken nicht einebnen. Jedes System hat eigene Verlängerungsregeln und eigene amtliche Systeme, in denen der Status geprüft wird.

Für deutsche Marken gilt nach Angaben des DPMA eine Schutzdauer von zehn Jahren; sie verlängert sich jeweils um weitere zehn Jahre. Die Verlängerung wirkt ab dem Tag nach Ablauf. Außerdem ist die Verlängerungsgebühr sechs Monate vor Ablauf fällig. Im internen Verzeichnis sollten deshalb sowohl das Ablaufdatum als auch der frühere Zahlungszeitpunkt stehen.

Für internationale Registrierungen nach dem Madrider System weist die WIPO darauf hin, dass sie zehn Jahre gelten und direkt über eMadrid verlängert werden können. Das ist ein anderer Ablauf als bei einer deutschen nationalen Marke, also sollte die Routine den jeweiligen Weg klar sichtbar machen.

Ein einfaches Jahrestagsdatum reicht für die Portfolioarbeit nicht aus. Das DPMA erläutert, dass sich die Berechnung der deutschen Markenschutzdauer für Marken geändert hat, die am oder nach dem 14. Januar 2019 eingetragen wurden. Für das System bedeutet das: Es muss das richtige Eintragungsdatum und die passende Berechnungslogik speichern, damit der Verlängerungspunkt korrekt abgebildet wird.

Bei deutschen Marken sollte die interne Frist nicht nur den Ablauf, sondern auch den sechs Monate vorher liegenden Fälligkeitszeitpunkt für die Gebühr ausweisen. Bei Madrider Registrierungen sollte das Verzeichnis zeigen, dass eine Verlängerung ab sechs Monaten vor Ablauf und während der sechsmonatigen Nachfrist möglich ist. Diese Fristen sind nicht identisch; deshalb sollte die Routine sie nicht in einen einzigen Standardhinweis pressen.

Hypothetisches Beispiel: Wenn ein Team nur eine jährliche Erinnerung setzt, weiß es zwar, dass eine Verlängerung irgendwann ansteht, kann aber trotzdem den früheren Fälligkeitszeitpunkt bei einer deutschen Marke oder das Verlängerungsfenster bei einer Madrider Registrierung verpassen. Besser ist eine Datenerfassung, die jede Marke an ihre eigene amtliche Frist bindet.

Ein internes Tracking ist hilfreich, ersetzt aber nicht die Prüfung in den amtlichen Systemen. Die offiziellen Such- und Antragsseiten des EUIPO unterstützen die Einreichung und die Statusprüfung im EU-System, statt sich allein auf informelle interne Aufzeichnungen zu verlassen. Gerade für eine einheitliche Routine ist das wichtig, weil das Team damit sieht, wie der offizielle Stand lautet und wo die maßgeblichen Informationen liegen.

Für Madrider Registrierungen bieten die WIPO-Tools eMadrid und Madrid Monitor Unterstützung bei Statusprüfung, Portfoliomanagement und Verlängerungen. Damit lässt sich die interne Übersicht sauber von der amtlichen Kontrolle trennen: Das Verzeichnis zeigt den Portfolioüberblick, das offizielle System bestätigt den aktuellen Status und den Verlängerungsweg.

Für deutsche Marken gilt derselbe Grundsatz. Die interne Notiz sollte nicht die einzige Grundlage sein, um zu entscheiden, ob eine Marke verlängerungsreif ist. Die Routine funktioniert am besten, wenn vor jedem Schritt der Abgleich mit der zuständigen amtlichen Quelle erfolgt.

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Eine einheitliche Routine bedeutet nicht, dass für alle Marken derselbe Schritt gilt. Der interne Ablauf sollte deutsche, Unions- und Madrider Marken früh unterscheiden, damit klar ist, welcher Verlängerungsweg gilt und welches amtliche System für die Statusprüfung zuständig ist.

Bei deutschen Marken sind die zehnjährige Laufzeit, der Zahlungszeitpunkt sechs Monate vor Ablauf und der Umstand wichtig, dass für eine Gesamtverlängerung die Zahlung der Gebühr genügt. Im Reminder sollte deshalb deutlich stehen, dass es sich um eine deutsche Marke handelt und welcher Zahlungszeitpunkt gilt.

Bei Madrider Registrierungen sollte die Routine den Vorgang nach eMadrid lenken, wo Verlängerungen direkt möglich sind und der Status ebenfalls in den WIPO-Tools geprüft werden kann. Für Unionsmarken sollte der Weg auf das amtliche EUIPO-System für Einreichung und Statusprüfung verweisen, nicht auf die deutsche oder madrider Logik.

In der Praxis kann man jede Akte mit einem von drei Tags versehen: Deutschland, EU oder Madrid. Die Erinnerung trägt dann nicht nur das Datum, sondern auch den passenden Handlungsweg. So muss das Team nicht erst im letzten Moment klären, welches System einschlägig ist.

Eine Portfolioroutine ist nützlich, wenn sie sich schnell nachvollziehen lässt. Das Verzeichnis sollte daher Markentyp, maßgebliche Laufzeitregel, nächsten Verlängerungspunkt und das amtliche System für die Statusprüfung ausweisen. Zusätzlich sollte erkennbar sein, ob die Marke als deutsche, Unions- oder Madrider Marke behandelt wird.

Diese Struktur hilft, wenn Kolleginnen und Kollegen vertreten, wenn eine Portfolioüberprüfung ansteht oder wenn verschiedene Rechte miteinander verglichen werden sollen. Sie verhindert auch, dass eine interne Notiz fälschlich als amtlicher Status gelesen wird. Die amtlichen Systeme bleiben die Quelle für die aktuelle Lage; die interne Routine macht den Ablauf nur wiederholbar.

Wenn die Routine auf diese Funktionen begrenzt bleibt, kann sie Fristen überwachen, Wege trennen und Status prüfen, ohne unnötig komplex zu werden. Dieser Beitrag bietet allgemeine Informationen und ist keine Rechtsberatung.