Wie Sie Verlängerungsfristen für deutsche, Unions- und Madrider Marken überwachen

Der erste Schritt in einem funktionierenden Verlängerungsprozess ist die saubere Trennung nach Schutzrechtsweg. Für deutsche Marken gilt eine Verlängerung um weitere zehn Jahre. Unionsmarken haben ebenfalls eine Laufzeit von zehn Jahren und können unbegrenzt verlängert werden. Internationale Registrierungen nach dem Madrider System sind zehn Jahre gültig und können über die Madrider-System-Tools verlängert werden.

Für den internen Ablauf ist das wichtig, weil eine einzige Spalte „Verlängerungstermin“ nicht reicht. In Ihrem Verzeichnis sollten neben der Frist immer auch die Marke, die Registernummer, das Territorium und die Stelle stehen, mit der Sie den offiziellen Stand prüfen. Bei einem gemischten Portfolio ist die Frist nur dann brauchbar, wenn sie dem richtigen Verlängerungsweg zugeordnet ist.

Für deutsche Portfolios eignet sich DPMAregister als offizielles Register, um neu veröffentlichte Rechte systematisch zu beobachten und den aktuellen Stand zu prüfen. Bei Unionsmarken beschreibt das EUIPO auf seinen Verlängerungsseiten den Ablauf; der Verlängerungsantrag wird über das Verlängerungsformular eingereicht. Bei Madrider Registrierungen unterstützen Madrid Monitor und eMadrid die Statuskontrolle und das Management der Verlängerung, und die Verlängerung selbst läuft direkt über eMadrid.

Für die Praxis heißt das: Der interne Kalender sollte nicht losgelöst vom Register geführt werden. Wenn sich Inhaberdaten ändern, etwas unklar ist oder der Portfolioeintrag nicht zum Registerstand passt, ist zuerst der offizielle Eintrag zu prüfen, bevor die Verlängerung vorbereitet wird.

Bei deutschen Marken gibt es einen klaren Anknüpfungspunkt: Nach der DPMA-Information ist die Verlängerungsgebühr sechs Monate vor Ablauf der Schutzdauer fällig. Wird rechtzeitig gezahlt, kann der Schutz fortbestehen. Für den internen Ablauf bedeutet das, dass die Erinnerung nicht erst auf den letzten Tag der Schutzdauer fallen sollte. Der Zahltermin liegt vorher, und die Prüfung im Unternehmen sollte deutlich vor diesem Zeitpunkt beginnen.

Ein belastbarer deutscher Ablauf braucht deshalb zwei Einträge im Datensatz: das Ende der laufenden Schutzdauer und den Zeitpunkt, ab dem die Verlängerungsgebühr fällig ist. So vermeiden Sie, den Ablauf der Schutzdauer mit dem ersten relevanten Bearbeitungsschritt zu verwechseln. Gleichzeitig lässt sich prüfen, ob die Marke noch auf den richtigen Inhaber läuft und ob der Portfolioeintrag vollständig ist.

Unionsmarken laufen zehn Jahre und können unbegrenzt verlängert werden; die Verlängerung wirkt ab dem Tag nach Ablauf. Für die Planung im Unternehmen ist das hilfreich, weil der rechtliche Effekt an den Folgetag anknüpft, die Vorbereitung aber früher stattfinden muss. Das EUIPO erläutert außerdem, dass der Antrag über das Verlängerungsformular eingereicht wird.

Für ein SME-Portfolio ist die praktische Trennung zwischen Laufzeitende, Verlängerungsantrag und Statuskontrolle entscheidend. Wenn eine Marke zu einem größeren Portfolio gehört, sollte das Team vor dem Ausfüllen des Formulars prüfen, ob der Registerstand noch stimmt. So vermeiden Sie, dass Unstimmigkeiten erst beim eigentlichen Verlängerungsvorgang auffallen.

Internationale Registrierungen nach dem Madrider System sind zehn Jahre gültig und können direkt in eMadrid verlängert werden. WIPO stellt mit Madrid Monitor und eMadrid Werkzeuge bereit, mit denen sich Status und Verlängerung verwalten lassen. Für interne Teams lässt sich der Ablauf damit klar aufteilen: ein Tool für die Prüfung des aktuellen Stands und ein Tool für die eigentliche Verlängerung.

Gerade bei mehreren internationalen Registrierungen ist es sinnvoll, den internen Datensatz eng am offiziellen Register auszurichten. Wenn Sie die Basisdaten des Portfolios in einem eigenen System führen, sollten die WIPO-Systeme dennoch die Referenz für die Verlängerung sein. Entscheidend ist nicht nur, wann eine Madrider Registrierung endet, sondern ob der aktuelle Stand im offiziellen System mit der internen Akte übereinstimmt, bevor die Verlängerung angestoßen wird.

Ein SME braucht dafür kein dreigeteiltes Sonderverfahren. Sinnvoller ist eine einheitliche Methode, die je nach Schutzrechtsweg angepasst wird. Ausgangspunkt ist ein Masterverzeichnis mit klarer Trennung zwischen deutschen, Unions- und Madrider Marken. Zu jedem Eintrag gehören die Schutzdauer und die zuständige offizielle Stelle: DPMAregister für deutsche Statusprüfungen, das EUIPO für Unionsmarken und Madrid Monitor oder eMadrid für Madrider Registrierungen.

Danach folgt eine feste Prüfreihenfolge: Registerstand bestätigen, passenden Verlängerungsweg prüfen, die erforderliche Einreichung oder Zahlung vorbereiten und den aktualisierten Status nachziehen. Bei kleineren Portfolios kann das in einer kontrollierten Tabelle abgebildet werden. Bei größeren Portfolios bleibt die Logik dieselbe; entscheidend ist, dass die Erinnerung an die Verlängerung an das offizielle System gekoppelt ist und nicht nur an ein internes Datum.

Hypothetisches Beispiel: Ein Team stellt fest, dass eine deutsche Marke, eine Unionsmarke und eine Madrider Registrierung im selben Kalendermonat bearbeitet werden müssen. Trotzdem behandelt es jede Position getrennt, weil die deutsche Gebührenfälligkeit, das Unionsmarken-Formular und der eMadrid-Ablauf unterschiedliche Schritte sind. So bleibt die Akte sauber und die Verwechslung von Arbeitswegen wird vermieden.

Dieser Beitrag enthält allgemeine Informationen und ist keine Rechtsberatung.